¿Cómo garantizar la videoconferencia perfecta?

COVID-19 nos obliga a ser mejores en el trabajo remoto

A medida que más y más empleados trabajan desde casa en el plazo de COVID-19, los problemas de las reuniones remotas y los escenarios de trabajo desde casa (FMH) son lo más importante tanto para los usuarios finales como para los profesionales de TI. El trabajo remoto no es una idea nueva, pero debido a la crisis actual, la mayoría de las empresas se volvieron completamente remotas de la noche a la mañana. Como resultado, la escala a la que la gente lo está haciendo ahora y el tipo de trabajo que los usuarios realizan de forma remota es abrumador. Tanto los usuarios finales como los proveedores de plataformas están aprendiendo mucho de esta experiencia. Esta publicación destacará algunos consejos, trucos y mejores prácticas esenciales para ayudar a los usuarios a ser más efectivos y productivos con reuniones en línea y videoconferencias.

Auricular y micrófono

El nivel de ruido en su hogar / espacio que ha elegido para llevar a cabo su reunión puede desempeñar un papel importante en el éxito del audio. Debería encontrar la sección más tranquila de su casa o cafetería. Si no puede evitar el ruido adicional, debe adquirir unos buenos auriculares y micrófono que eliminen el ruido de fondo / eco que puede interferir con la conversación. Invierta en unos auriculares y un micrófono adecuados o pida ayuda a TI. Al seleccionar los auriculares / micrófono adecuados, también tenga en cuenta la compatibilidad con su software. Algunos proveedores de plataformas certifican especialmente hardware particular para su uso con sus plataformas.

Cámara para videoconferencias

Pruebe la calidad de su imagen de video antes de que comience la reunión. Tal ‘prueba’ ni siquiera requiere necesariamente la plataforma UC: la configuración del sistema operativo de su computadora le permitirá ver lo que está viendo su cámara. Si su video parece pixelado o granulado, considere actualizar su cámara web. Si es posible, obtenga una cámara que ofrezca videoconferencia 4K . Cuanto más realista sea la calidad de la imagen / video, más se sentirá como si estuviera en la misma habitación que sus participantes. Hable con su equipo de TI sobre las actualizaciones de la cámara si lo que está usando actualmente no produce imágenes de buena calidad y dificulta su comunicación. De manera similar a la configuración de sus auriculares, debe tener en cuenta la compatibilidad y la certificación de la plataforma en su elección de cámara.

Reuniones internas

Comprenda la compatibilidad de software de su plataforma o plataformas (muchas organizaciones utilizan a propósito dos o más plataformas de conferencias diferentes), para que pueda conectarse a las reuniones fácilmente. Asegúrese de tener la aplicación descargada, la versión adecuada del navegador y las actualizaciones del sistema operativo. Además, asegúrese de que la configuración correcta (por ejemplo, verifique que su video esté apagado de manera predeterminada … siempre puede encenderlo manualmente después de ingresar a la llamada) esté en su lugar antes de comenzar o unirse a sesiones. A menudo, también es útil saber cuántos participantes admite su plataforma antes de planificar reuniones grandes.

Reuniones externas

Todos los consejos para reuniones internas siguen siendo válidos para reuniones externas. Si está programando reuniones con alguien fuera de su organización, hay un par de elementos adicionales que debe considerar. Primero, debe comunicar cualquier código de acceso o problemas de configuración a sus invitados para ayudarlos a unirse fácilmente a las reuniones. Comunicar los requisitos de hardware y software con anticipación eliminará los fallos o retrasos durante la sesión. En segundo lugar, tenga en cuenta que las reuniones con invitados pueden tener funciones limitadas o un uso restringido de conjuntos de funciones, como compartir pantalla y otras funciones de colaboración.

Por lo tanto, planifíquelos con anticipación y confirme la configuración requerida antes del inicio de la reunión. Del mismo modo, antes de aceptar solicitudes de reunión de otras organizaciones, asegúrese de estar familiarizado con la plataforma solicitada para la conferencia y comprender los requisitos y problemas de compatibilidad de la plataforma, si es diferente de lo que usa habitualmente.

Ancho de banda de la red

El ancho de banda de la red es un determinante crucial de su experiencia de reunión en línea. No importa cuán sofisticada sea su solución de videoconferencia, puede cumplir con su promesa de alta calidad y sus capacidades de funciones avanzadas solo si el ancho de banda de su red cumple con los requisitos mínimos para su solución. Por ejemplo, si está utilizando la capacidad de video HD o dirigiendo una reunión con 100 participantes, sepa que probablemente necesitará más ancho de banda. Algunos de los principales problemas debido a problemas de conectividad incluyen audio entrecortado, retraso de video, congelación y pixelación de video y retrasos inexplicables. A continuación, se incluyen algunas ideas para la solución de problemas que pueden ayudarlo a minimizar estas interrupciones y problemas de calidad de video / llamada.

Seguridad

Las soluciones de videoconferencia utilizan texto, audio, video y transferencia de archivos durante una reunión. Todos estos modos de comunicación pueden entregar información que puede ser muy sensible y confidencial. Los usuarios deben conocer los protocolos de seguridad para la plataforma que elijan, especialmente si se comunican con socios externos. Debe asegurarse de utilizar todas las funciones de seguridad integradas en sus soluciones de conferencias. Una encuesta reciente de la industria encontró que el 85 por ciento de las empresas cree que adoptar la nube es fundamental para impulsar la innovación. Sin embargo, la misma encuesta también informa que solo el 40% de las empresas tienen un enfoque implementado para administrar adecuadamente la seguridad en la nube.

Zoom ha aparecido recientemente en las noticias debido a problemas de seguridad. Sin embargo, están trabajando rápidamente para hacer cambios para corregir cualquier vulnerabilidad, como asistentes no invitados, direcciones de correo electrónico expuestas, cifrado, etc. En comparación, la otra plataforma de videoconferencia mejor calificada, Microsoft Teams , probablemente tenga una ventaja (en resumen -term) con respecto a los problemas de seguridad gracias a sus inversiones de seguridad empresarial a largo plazo en Office 365. Ya sea que esté usando Zoom o Teams, o cualquier otra plataforma de conferencias, las llamadas seguras son de primordial importancia.

Normas de etiqueta para videoconferencias

La videoconferencia tiene sus ventajas, pero puede tener un impacto negativo en la productividad, ya que no puede imitar las interacciones de la vida real. Algunas prácticas recomendadas y “etiquetas” pueden mejorar significativamente la eficacia de las reuniones remotas. Recomendamos cualquier cosa que imite las interacciones de la vida real.

Vídeo:

Encienda siempre el video para que los participantes puedan ver señales visuales mientras hablan entre ellos. Mantener una iluminación adecuada puede garantizar imágenes nítidas que lo hagan más realista. Asegúrate de lucir apropiado para el trabajo en tu video. Vestirse bien para el trabajo no solo puede ayudarlo a establecer el tono para usted, sino también para los demás.

Voz:

Mantener el micrófono en silencio cuando no está hablando es una buena práctica. Esto le ayudará a evitar interrumpir la llamada o a asegurarse de que los ruidos de fondo (por ejemplo, estornudos, comida, etc.) no se transfieran inadvertidamente a una llamada. Zoom tiene una práctica función de “walkie-talkie” que permite a los usuarios silenciar su llamada y dejarla brevemente en silencio con solo presionar y mantener presionada la barra espaciadora.

Fondo:

Además de utilizar el hardware adecuado, evite las distracciones de fondo aprovechando los fondos virtuales y los desenfoques de fondo. Zoom y, recientemente, Microsoft Teams , ofrecen capacidades de fondo virtual, que pueden permitirle insertar una imagen fija o un video personalizado para bloquear distracciones o desorden en su oficina en casa.

Herramientas de colaboración

Colaborar en línea puede resultar complicado. Las capacidades de colaboración incluidas en la mayoría de las plataformas de conferencias pueden ayudarlo a trabajar mejor. Muchas plataformas tienen funciones como compartir pantalla, pizarras, salas de reuniones, herramientas de anotación y capacidad de chat que debería considerar usar. Saber qué funciones están disponibles y aplicarlas en sus reuniones puede dar a cada llamada esa sensación en persona, que es clave para ser productivo. Sin embargo, muchas de estas funciones también pueden representar riesgos de seguridad, por lo que solo úselas después de haber considerado todas las implicaciones de seguridad. Si no está seguro, consulte primero con su departamento de TI.

Habilidades de comunicación

Las reuniones en línea a veces pueden ser menos atractivas que las reuniones en persona. Como resultado, aplicar excelentes tácticas de comunicación es aún más crítico en las reuniones virtuales. Comience su reunión con un rompehielos, especialmente si conoce gente por primera vez. Hable lenta y claramente y varíe su tono mientras habla. Las discusiones pueden suceder rápidamente en reuniones presenciales en el sitio, pero para las sesiones en línea, es posible que a veces deba alentar a los participantes a participar más activamente en las conversaciones.

Requisitos de la plataforma para videoconferencias

Cuando se trata de su plataforma de videoconferencia, hay una gran cantidad de opciones entre las que elegir. Las plataformas de conferencias brindan video de alta calidad a menudo junto con un impresionante conjunto de características de colaboración. Independientemente de la solución de conferencias que funcione mejor para usted y su empresa, cada una tiene su propio conjunto de requisitos de compatibilidad y restricciones de funciones. Es importante que los conozca para evitar interrupciones técnicas durante sus sesiones en línea.

Las 6 mejores aplicaciones de videoconferencia para equipos en 2020

Como equipo completamente remoto , Zapier se basa en las videoconferencias para realizar reuniones de equipo, compartir ideas y comunicarse entre sí. Han probado muchas aplicaciones de videollamadas y han sufrido demasiadas llamadas de baja calidad. Y así, después de considerar casi una docena de aplicaciones de videoconferencia, se han decidido por las que funcionan bien de manera consistente y ofrecen características sobresalientes que las distinguen del resto. Aquí están las mejores aplicaciones de videollamadas para el trabajo según Zapier.

Las 6 mejores aplicaciones de videoconferencia

  • Zoompara videollamadas grandes y confiables
  • Google Meetpara usuarios de G Suite
  • GoToMeetingpara funciones profesionales
  • mepara una opción ligera
  • Webexpara pizarra
  • Slackpara llamadas desde la aplicación de chat de su equipo

¿Qué hace que una aplicación de videoconferencia sea excelente?

El software de videoconferencia de alta calidad tiene que hacer algo más que mostrar su rostro al mundo. Ya sea que desee tener una conversación rápida con su compañero de trabajo o poner una presentación para todos en el calendario de todos, una buena solución de videoconferencia hace que sea sencillo crear un enlace de reunión o un número de acceso telefónico, compartirlo con otros y agregar más personas a las llamadas en curso.

También debería ofrecer funciones que le permitan convertir el tiempo en persona en tiempo de colaboración, como compartir pantalla, anotaciones o pizarra y chat en vivo. Estas funciones son clave para que sus reuniones virtuales sean tan productivas como lo serían en persona, por lo que solo incluimos aplicaciones que admitan estas funciones.

Y aunque es un poco más difícil de definir, una buena aplicación de videoconferencia debe ser confiable, lo que significa que debe permitir llamadas claras y consistentes que generalmente no se cortan ni se entrecortan. Si bien algunas aplicaciones en esta lista son mejores para grupos más pequeños de personas, también hemos incluido algunas herramientas poderosas que pueden manejar de manera confiable videollamadas para grupos grandes.

Nota: Algunas de estas aplicaciones ofrecen precios especiales debido a la crisis de COVID-19 y la necesidad de más reuniones remotas. Visite el sitio de cada aplicación para confirmar el precio actual.

 

Referencias:

  • Unify Square (2020) How to Ensure the Perfect Video Conference. Recuperado de:

https://www.unifysquare.com/blog/how-to-ensure-the-perfect-video-conference/

  • Zapier (2020) The 6 best video conferencing apps for teams in 2020. Recuperado de:

https://zapier.com/blog/best-video-conferencing-apps/

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Top