¿Qué es un Mapa de Flujo de Valor o Value Stream Mapping y sus beneficios?

Value Stream Mapping (VSM) es una técnica sencilla que proporciona una imagen del estado actual de los procesos dentro de una organización.

Es utilizado por organizaciones de diversas industrias, desde fabricación hasta servicios de ingeniería, TI, financieros, recursos humanos, legales y de marketing, así como en industrias de servicios como la atención médica.

En esta publicación de blog, discutimos qué es un mapa de flujo de valor y destacamos cinco beneficios clave.


¿Qué es un mapa de flujo de valor?

Un mapa de flujo de valor representa los recursos de personas clave, actividades y flujos de información necesarios para proporcionar un producto o servicio para un cliente.

Al crear un mapa de flujo de valor, las organizaciones pueden visualizar cómo funcionan los procesos de extremo a extremo, evidenciar el rendimiento real e identificar oportunidades para mejorar los procesos. Por estas razones, a menudo se lleva a cabo al comienzo de un programa de mejora Lean.

Tomando como ejemplo la atención médica, una aplicación obvia para VSM es mapear el camino del paciente hacia el tratamiento para mejorar el servicio y minimizar las demoras.

A continuación, se muestra una ilustración de un mapa de flujo de valor de un departamento de Accidentes y Emergencias hospital.

¿Cuáles son los beneficios?

 

  1. Ayuda a identificar los residuos

Visualizar un proceso de principio a fin ayuda a iluminar las actividades que no agregan valor o “desperdicio”.

Las actividades que no agregan valor son aquellas que consumen tiempo o recursos pero que no agregan valor a los requisitos del cliente. En otras palabras, el cliente no obtiene nada de eso. Los ejemplos podrían ser la creación de múltiples copias del mismo documento, la duplicación de los pasos del proceso en diferentes departamentos, las cargas de trabajo desequilibradas o el movimiento innecesario de piezas, materiales, archivos o documentos.

Una vez que se ha identificado el desecho, se puede eliminar del proceso para hacerlo más eficiente.

  1. Ayuda a identificar cuellos de botella

Un flujo de valor no solo analiza las actividades involucradas. También analiza los flujos de información y toma en cuenta al lado de las personas al ver quién es responsable en ciertos puntos del proceso y dónde se requieren aportes gerenciales.

Por ejemplo, podría ser que en un departamento de finanzas todas las facturas necesiten la aprobación final del Director de Finanzas. Pero si están ocupados en otras tareas, el proceso de facturación se retrasará, otras funciones tendrán que esperar, lo que afectará el flujo de caja libre y los ingresos. En el caso del proceso de “finalización de sesión”, si esta es la parte más lenta del proceso, se denomina cuello de botella o restricción.

Si su organización ha estado haciendo las cosas de la misma manera durante mucho tiempo, puede ser difícil ver dónde se producen cuellos de botella. Dar un paso atrás y crear un mapa de flujo de valor ayudará a llevarlos a la superficie. Los cuellos de botella se pueden eliminar o reducir para crear flujo. En el ejemplo del departamento de finanzas, se podría designar a otro miembro sénior del equipo como fuente adicional para cerrar sesión o tal vez el proceso podría mejorarse mediante la prueba de errores para que no sea necesario cerrar sesión.

  1. Alinea equipos multifuncionales

VSM es un ejercicio de equipo. Si bien debe ser dirigido por alguien capacitado en herramientas y técnicas Lean, debe involucrar a personas de todas las áreas del proceso que se está mapeando.

Al involucrar equipos multifuncionales, abre los ojos de las personas a algo más que su propia perspectiva. Comprender los roles de otras personas en el negocio a lo largo del proceso crea una apreciación de lo que otros están haciendo y cómo interactúan sus roles.

Y ver la imagen completa de lo que se necesita para proporcionar a un cliente un producto o servicio hace que todos estén en la misma página y trabajando hacia un objetivo común.

  1. Trae la mejora del proceso a la vanguardia

Involucrar a la fuerza laboral en el mapeo de flujo de valor trae la mejora del proceso a la vanguardia. Comienza la conversación sobre qué partes del proceso funcionan bien y qué áreas podrían hacerse más fáciles o eficientes.

Su gente conoce mejor el proceso, por lo que incluso si nunca han planteado frustraciones o ideas para resolverlos, seguramente tendrán algunas opiniones. Crear un mapa de flujo de valor abre un foro para que compartan sus puntos de vista. Se convierte en una pieza central para mantener conversaciones.

Lean es más que simplemente eliminar el desperdicio y conducir la eficiencia. Se trata de construir una cultura de mejora continua, y VSM puede ser un primer paso efectivo.

  1. Es económico y bastante fácil de hacer.

Se puede crear un mapa de flujo de valor con lápiz y papel, o con espacio en la pared y notas adhesivas, idealmente en algún lugar del entorno de trabajo donde sea visible para todos.

No es una gloriosa obra de arte o una obra maestra técnica. Lo más importante es que sea fluido. Deberá eliminar las cosas o mover las notas de publicación a lo largo del proceso de asignación de la secuencia de valor.

Pero, asegúrese de no escatimar en detalles o atajar el proceso. Profundice y aproveche el conocimiento y la experiencia de su fuerza laboral hasta que pueda estar seguro de que su mapa de flujo de valor describe con precisión y completamente el proceso actual.

VSM es una técnica poderosa para visualizar procesos e identificar áreas de mejora. Todo se reduce a esto: un proceso solo se puede mejorar una vez que se comprende por completo, y la comprensión de un proceso es más fácil con la visualización. Al involucrar a su fuerza laboral, también abre la conversación sobre la mejora de procesos y alinea a los equipos con el mismo objetivo: ofrecer un producto o servicio de calidad y eficiente para los clientes.

Escrito por: Colin McArdle el 29 de noviembre de 2017

https://www.kaizenkulture.com/blog/what-is-a-value-stream-map-and-how-can-you-benefit

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